第一章 总 则
第一条 为加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和服务中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学院在教学、科研、党政管理以及其他活动中，直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。
第三条 学院档案工作是维护学院历史真实面貌的重要事业，是学院建设的重要基础工作之一，是学院教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，应把档案工作纳入学院整体发展规划和年度计划，列入议事日程，加强领导。
第四条 学院在工作活动中形成的各种门类，不同载体的档案，均由学院档案管理部门集中统一管理。学院档案管理部门应严格执行国家、学院的有关规定，确保档案实体完整、准确、系统和安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学院和社会的需要。
第二章 领导体制和机构设置
第五条 学院档案工作由学院分管院长领导，业务上接受湖北省档案局、湖北省教育厅和襄樊市档案局的指导、监督与检查。
第六条 学院设置综合档案室，由院长办公室主管。档案室既是永久保存和提供利用本院各类档案的档案管理机构，又是学院档案工作的职能管理部门。
第七条 学院综合档案室的主要职责：
一、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规、政策和规定，认真做好上级主管部门部署档案业务工作。
二、负责规划、协调全院档案工作；负责对学院各单位的档案工作进行指导和检查。
三、制定和组织实施学院关于档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案综合管理水平。
四、负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全院各类档案及有关资料，努力丰富馆藏。
五、严格执行国家《保密法》和学院保密规章制度，组织做好档案的鉴定和密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。
六、开展档案的开放和利用工作。办理档案借用与阅览，编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，提供、利用档案信息资源为学院各项工作服务，为社会服务。
七、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请学院予以处理；对保护档案有功者，提请学院给予表扬、奖励。
八、负责组织学院专、兼职档案人员的业务学习与培训。
九、开展档案宣传工作和利用者教育活动。
十、开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。
十一、完成学院领导交办的其它任务。
第八条 学院各单位要做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。学院各单位应有一位负责人分工主管本单位的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，负责本单位档案工作。
第九条 学院各单位兼职档案人员职责：
一、配合学院综合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定及学院的档案工作规章制度。
二、在本单位领导和学院综合档案室的指导下，实施学院档案工作计划、规划。
三、负责本单位在教学和管理工作中产生的档案材料的收集、整理、立卷和向学院综合档案室移交档案等工作。
第三章 档案队伍建设
第十条 学院综合档案室设专职档案工作人员2～3人，列入学院事业编制。档案管理队伍实行专、兼职人员相结合。
第十一条 学院档案工作人员（含兼职档案员）应坚持四项基本原则，坚持改革开放，坚持档案工作的正确方向，认真执行党和国家有关政策和学院有关规章制度，严守纪律，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉本院历史和档案情况，热爱档案事业，忠于职守，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十二条 学院各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的工作、思想和生活。
第十三条 学院档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家及省、市有关规定执行。
第四章 经费、库房和设备
第十四条 学院档案事业所需经费，单独立项，列入学院预算，由院长办公室统筹安排。学院各职能部门，对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在部门经费中给予解决。
第十五条 学院遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为综合档案室配备符合档案管理要求的专用档案库房和统一装具，并安装必要的保护设施。
第十六条 学院有计划地为综合档案室配置必要的设备，逐步实现档案管理现代化。
第五章 文件材料的归档、移交与接收
第十七条 坚持其它工作与档案工作“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。各单位要努力做到重要的教学、科研、党政等管理工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。归档的文件材料应质地优良，书绘工整，使用碳素墨水书写；声像档案应保持语音和画面清晰，符合规定要求。
第十八条 学院文件材料的归档范围：
一、党群类：主要包括学院党委的工作计划、总结、各种会议文件、会议记录、上级机关与本院关于党群、学工工作的文件材料；党务部门的工作计划、工作总结和工作中形成的其它重要文件。
二、行政类：主要包括学院行政工作计划、总结、各种会议文件、会议记录、上级机关与本院行政工作的文件材料；学院各部门的工作计划、工作总结；各职能部门形成的其它重要文件材料。
三、教学类：主要包括教务、招生、就业、继续教育和各教学单位在工作中形成的文件材料，以及上级教育主管部门下发的各种文件（师资培训归于人事类）。
四、科学研究类：主要包括学院和各部门在产学研工作中形成的综合性文件材料，以及在教科研过程中（包括科研准备阶段、实验阶段、鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段）形成的文件材料。
五、科技开发与技术推广类：主要包括学院在科技开发、技术推广过程中形成的综合性文件材料，以及产品的计划、生产、鉴定、推广等过程中形成的文件材料。
六、基本建设类：主要包括学院在新建和维修项目时从酝酿、决策、施工到竣工的全过程中所形成的文件材料（包括征用土地的文件材料），上级机关与本院有关基建工作的文件材料。
七、仪器设备类：主要包括学院购进的价值２万元以上的全套随机技术文件，及上级机关与本院有关仪器设备的文件材料。
八、出版类：主要包括上级及本院有关出版工作的文件材料；本院编辑出版的院报、学报及其它学术刊物。
九、外事类：主要包括上级机关与本院关于外事工作的文件材料；学院有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国、出境考察、进修及学院聘请的外籍教师在教学科研活动中形成的文件材料；本院涉外活动、对外学术交流、友好往来有关文件材料等。
十、财会类：主要包括学院在经济业务活动中形成的报表、会计帐薄、会计凭证、工资册及上级机关与本院有关财务工作的文件材料。其收集管理办法按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]第32号）执行。
十一、声像类：主要包括学院各项活动中形成的或院外单位形成的与学院有关的，有保存价值的声像载体材料，特别是声像载体的原件。具体范围包括：照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
十二、实物类：主要包括上级领导、知名人士的题词、题字等手迹材料；境外、院内外团体、个人和校友捐赠的纪念物品；院内各单位和个人荣获国家、省、市级奖品（奖状、锦旗、奖杯等）；境外友好单位颁发的荣誉证书，以及其他有保存价值的实物。
第十九条 学院实行文件材料形成单位、课题组立卷制度。由各单位立卷人按问题特征组卷，以问题为主，结合时间，重要程度把具有相同特征，联系密切的文件组合在一起，编排页号或件号，填写卷内目录的案卷标题，经本单位分管负责人检查，装订后移交到学院综合档案室。学院档案室应派人指导各单位立卷工作。
第二十条 归档时间：
一、学院各类档案均按自然年度立卷，每年形成的文件材料应于次年5月完成立卷归档工作。
二、确实需要按学年度归档的档案材料，应于新学年开学前归档，并移交到学院综合档案室。对需要经常查用的档案，可在办理归档手续后，保留复印件以方便使用。
三、学院党、政领导同志阅批完毕的文件材料，由保密室或文秘部门定期（每年寒、暑假前各一次）清理、归档。
四、科研、基建、生产设备和专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档。
五、设备档案，当年移交档案目录，本部门保管一年后归档。
第二十一条 移交与接收：
一、接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须签名盖章。
二、个人在教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何人不得据为己有。
三、个人在非职务活动中形成的各种载体的文件材料，档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向档案部门捐赠有价值档案的，学院予以奖励。
四、职工在调出及离、退休时，必须清还档案，没有综合档案室签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清退档案材料。
五、学院对科研成果、教学研究成果、产品规划与试制、基建工程和精密、稀缺、贵重设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案管理人员参加。主管部门应会同综合档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第六章 档案的管理
第二十二条 学院各类档案都是学院的重要资源，由学院档案室集中统一管理，任何部门或个人不得将档案视为私有。全体师生员工都有义务保护档案。
第二十三条 综合档案室根据便于保管、方便利用的原则，按照有关法规对所藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案利用效果登记。
第二十四条 综合档案室应研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，学院为档案保护提供必要条件。
第二十五条 综合档案室库房应有严格的管理制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设施；要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学院主管领导报告，及时处理。
第二十六条 档案的鉴定与销毁：
一、档案鉴定工作在主管院长领导下，由综合档案室人员与档案工作有关的职能部门分管档案工作的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满及达到开放期限的档案进行鉴定，并作出处理决定。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并编制清册，报主管领导审批。销毁时应指定专人监销，学院有关部门派人参加，并在会签单上签名、盖章。
二、本院形成的档案材料，其保管期限为：党群、行政及教学类档案分为永久、30年、10年；会计类档案分为30年、25年、15年、5年；其他类档案分为永久、长期、短期。
第二十七条 档案的统计。综合档案室应在每年年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。依照有关规定的要求，向有关部门呈报本院档案工作基本情况统计报表。
第二十八条 档案信息管理是学校信息管理的重要组成部分。为加强档案信息管理的基础建设，档案室应积极推行档案计算机管理，逐步实现档案的电子化，并建立档案数据库。
第七章 档案的利用与开放
第二十九条 学院综合档案室设立供查阅档案资料的阅览室，积极开展档案利用和编研工作，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第三十条 凡符合《档案法》关于开放档案规定的档案，向全院和社会开放。
开放档案工作由综合档案室负责，任何组织或个人无权公布档案，学院综合档案室开放档案，必须遵守下列规定：
一、本院各单位或个人经院长办公室同意后可到档案室查阅档案。院外单位或个人需要查阅档案，应持介绍信，经院长办公室负责人同意后，方可查阅属于开放范围的档案。
二、利用者要求复制档案，一般应经办公室负责人批准后，由档案室管理人员负责办理。
三、对院外单位和个人查阅、复制本院档案（包括本院师生员工为个人目的利用所藏档案）的，应按规定收取费用。
四、查阅档案限在阅文室。案卷一般不外借，特殊情况确需外借，需经院长办公室负责人批准。档案室要及时催还外借档案。
第三十一条 所藏档案属下列情况之一者，不宜开放：
一、涉及党和国家秘密的；
二、涉及专利或技术秘密的；
三、涉及个人稳私的；
四、档案形成部门规定限制利用的。
第三十二条 对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经院长办公室主任同意；涉及未公开的技术问题，须经科研主管部门负责人同意，必要时报请学院领导审批。
第三十三条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经院长办公室主任及学院领导批准。
第三十四条 档案室应根据学院和社会需要，有计划、有步聚地对档案资料做好编研工作，为教学、科研、管理和领导决策提供服务。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十五条 学院建立档案工作检查、考核、评估制度。学院对专兼职档案人员和立卷归档部门，按其职责与要求，实行年度考评，对工作突出的先进单位和个人给予奖励。对不能按时完成立卷归档任务的单位和个人当年不得评为先进。
第三十六条 对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的，要按照规定给予当事人通报批评和行政处分，构成犯罪的移交司法部门处理：
一、损毁、丢失属于学院所有的档案；
二、擅自提供、抄录、公布、销毁属于学院所有的档案；
三、涂改、伪造档案的；
四、擅自出卖、转让档案的；
五、不按规定归档或不按期移交档案的；
六、明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的；
七、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第九章 附 则
第三十七条 本办法自2007年6月30日起实行，以往的有关规定，凡与本办法相矛盾的，以本办法为准。
第三十八条 本办法由学院院长办公室负责解释。
