为了使学院档案工作适应现代化管理的需要，统一学院档案实体分类、编号、排架、检索的标准，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规定，结合学院档案工作实际情况，制定本细则。
1、学院档案分类以学院全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2、在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。
3、类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4、类目排列、档号结构的确定，要严格按照从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
一级类目是学院档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：党群“DQ”即“dang qun”的简称。根据学院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：
主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等环节中形成的文件材料。
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。学院二级类目、三级类目设置的标准详见第二章节主表，各立档单位不得随意变动。
二级类目、三级类目的标识，采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……19。
档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映学院档案的分类体系和物理位置。
档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码，由于案卷数量不同，案卷号不限级数。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。例如：2004年人事工作第4号卷宗，可标识为2004—XZ12—4。
声像载体档案主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。从声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故没有将它与十个一级类目并列。
声像档案编号模式为：年度号+声像档案代号(SX)+载体代号(代码)+内容代号(代码)+保管单位号。
保管单位是声像载体档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
例如：某中央领导同志2004年来院视察，录像带序号是102，照片册序号是23，则可分别标识为2004-SX1411-102和2004-SX1211-23。
实物档案是档案的重要组成部分，是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学院的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。
实物档案主要包括在学院各项活动中形成的，或者在学院对外交流中形成的具有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学院发展中具有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备等。
实物档案编号模式为：年度号+实物档案代号(SW)+分类代号(代码)+保管单位号。
例如：学院2002年度获得某竞赛的奖杯，序号为6，则可分别标识为2004-SW12-6。
11 党务综合 (党委、总支、直属支部综合材料列列入此类类)
17 团委 (学生社团材料、学生思想政治工作、军训材料、学生奖惩材料列列入此类类)
11 行政综合 (学院评估、教代会、院史和计划生育工作等综合材料列列入此类类)
15 总务 (房产、后勤服务工作、校园绿化工作、车辆管理、通讯工作等材料列入此类)
11 综合（教学评估、优秀教学评奖材料、学生运动会、语言文字工作材料列入此类）
11 综合 (科研经费管理、学术活动材料列入此类)
