为使学院立卷归档工作规范化、制度化，提高档案管理水平，更好地保护及利用档案，为学院和社会服务，根据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合学院实际，制定本规范。

一、工作原则

1、 学院在教学、科研、党政管理、医疗、生产、基本建设和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学院档案。

2、学院档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

3、学院严格实行部门立卷归档制度，归档工作应做到“三纳入”、“四同步”。即：纳入学院部门计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、学院各部门要有一名负责人分管本单位的归档工作，并确定兼职档案人员具体承办。在人员、经费、设备等方面给予保证。

6、对国家规定应当立卷归档的材料，各部门必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

7、学院归档工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学院和社会的需要。

二、归档范围

1、学院工作中形成的党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理等方面不同载体的材料。具体范围见《襄樊职业技术学院档案归档范围和保管期限表》。

2、学院获得的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；学院历年使用的院徽、纪念章、停止使用的印章等实物档案。具体范围见《襄樊职业技术学院实物档案管理办法》。

3、凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。

三、不归档的文书材料

1、上级机关任免、奖惩非本院工作人员的文件，普发性参阅、不办的文件材料；

2、上级机关发来供工作参考的抄件；

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

4、重份文件；

5、无查考利用价值的事务性，临时性文件；

6、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的文件，电报草稿。一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

7、无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；

8、院内互相抄送的文件材料；

9、本院负责人在外兼任职务形成的与本院无关的文件材料；

10、为参考目的从各方面搜集的文件材料；

11、同级机关和非隶属机关与本院无关的文件材料；

12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

四、立卷归档分工

1、部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。

2、学院各部门要把档案工作列入工作职责范围，认真做好相关工作。

3、全院性、综合性档案材料由党委办公室、院长办公室负责立卷归档。其档案按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

4、立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向其集中或靠拢。

五、立卷方法和要求

（一）立卷原则

1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2、卷内文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的真实情况，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

（二）立卷基本方法

1、一般以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

2、立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可组成一卷或数卷；问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

3、超过规格的图纸、图表等文件材料，应采用手风琴方式进行折叠。

4、凡归档的本院形成的文件及与外单位签定的合同、协议书等文件材料，均须加盖公章。

5、不能使用复印件归档。

（三）归档文件材料及案卷质量要求

1、归档文件材料的质量要求

（1）归档的文件材料必须准确、真实；

（2）归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）印章、签发必须齐全完整；

（3）归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹、声像清晰；

（4）归档的文件材料应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、签字笔、纯兰墨水、复写纸、压感复印纸等易褪色材料书写或制作；

（5）归档的文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为 16K型（260mm×184mm）或A4型（210×297）；其它表格必要时可用8K型（260×368）或A3型（420×297）;

（6）归档的文件材料必须是原件，不能使用复印件归档。

2、案卷质量要求

（1）卷内文件材料的排列：可按问题、时间或重要程度排列。对密不可分的材料，排列顺序为批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（2）编写卷内文件材料页号、件号：卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

（3）填写卷内文件目录：

卷内文件目录置于卷内文件之前，必须用碳素墨水逐件填写或用计算机打印。

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写。

文 号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。

题 名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。

日 期：文件的形成时间，例：1994.10.10。

填写卷内每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。

（4）案卷装订：装订前应剔除文件上易锈蚀的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。

（5）填写卷内备考表：卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，应将整理人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷部门负责人。

（6）拟写案卷标题：要求简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

（7）填写案卷封面：

全宗名称：填写“襄樊职业技术学院”。

类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定性。

案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。

卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。

件、页数：按照案卷内实际件、页数填写。

密 级：按卷内文件材料最高密级填写。

六、归档时间和手续

1、各类文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般都要在次年四月底以前立卷归档完毕。

2、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

3、财会档案在会计年度终了后可暂由财会部门保管一年，期满后的次年六月底前移交。

4、移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清册，一式两份，写明移交文件数量，移交时间，交接双方签名盖章。