为加强学院实物类档案（以下简称实物档案）的管理，有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学院档案管理办法》，结合学院具体情况，特制订实物档案管理办法。

第一条 实物档案是档案的重要组成部分，主要包括在学院各项活动中形成的，或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学院发展中具有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。

第二条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学院的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。

第三条 由学院档案室负责对学院各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。

第四条 归档范围、分类和保管期限。

（一）归档范围。

1、奖品实物档案。学院在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中，荣获由市委、市政府及以上颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

2、印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

3、名人字画实物档案。国家、省、市领导及国内外社会知名人士为学院的题词、作画、赠言手迹及签名簿。

4、学院发展中不同时期具有纪念意义的物品。如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、校牌、匾、纪念章等。

5、学院与国内、外校际交往中收受的礼品、纪念品。

（二）具体分类。

1、奖旗

2、奖杯

3、奖牌

4、奖状、证书

5、停止使用的印章

6、公务活动纪念品

7、其他实物

（三）保管期限。

实物档案原则上应永久保存。

第五条 归档要求及时间。

（一）归档要求。

1、奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

2、印章归档时应附印模一式两份。

3、字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

4、不在本管理办法第二条范围内有保留价值的、能反映学院发展历程的实物档案，经档案室认定后归档。

（二）归档时间。

奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案室移交。印章、字画、礼品可随时向档案室移交。

第六条 保管与利用。

（一）实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编号，以自上而下，从左到右的排架方式摆放，档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。

（二）实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由院长办公室负责人签字后方可借用。实物档案借用必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。

第七条 本管理办法自公布之日起实行，由学院综合档案室负责解释。