一、库房应做到通风、干燥、整洁，保持良好的安全卫生环境。
二、指定专人坚持每日对库内温湿度进行记载，注意掌握室内温湿度变化情况，使库房的温湿度控制在标准的范围之内。
三、库房内要定期投放杀虫防霉药物，对库房进行杀菌、消毒，防止档案生虫、发霉。
四、库内档案装具及其它设施应排列整齐有序。档案调卷利用完毕后应及时归还原处。
五、严禁吸烟，不准堆放杂物。做好防盗、防火、防潮、防尘、防光、防鼠虫害及声像档案的防磁工作，发现问题及时报告。
六、凡来访人员，须经部门领导批准，并由本本门工作人员陪同，方可入库。非本部门工作人员未经允许不得进入库房。
七、做好库房安全维护工作。每学期结束前应对库内档案保管状况进行全面清查，做到档案目录与实体相符。
一、归档的文件材料必须齐全、完整，不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理。
二、接收档案必须履行手续，填写移交清册（一式二份），在规定移交时间内移交到学院档案室，交接双方应严格履行签字手续、并各执一份存查。
三、移交档案时，交接双方必须当面认真清点，做到移交清册中的目录数量与文件材料实体数量一致。
四、学院档案室原则上在每年4月底前完成上年度档案的接收工作（会计、科研、教学、基建及设备档案除处）。
五、对于合并或撤销机构的档案要及时接收归档，防止档案遗失。
六、学院档案室对各部门的档案归档工作要加强监督、检查和指导。
一、学院档案室对接收的文件材料，要按《襄樊职业技术学院文件材料立卷归档工作规范》、《襄樊职业技术学院档案实体分类法》的规定进行分类、编目，并利用现代化管理手段，逐步实现档案工作的标准化、规范化、现代化管理。
二、严格执行档案管理和借阅制度，认真履行借阅登记手续，查阅档案时要及时登记，归还时要当面验收并注销。
三、档案归档后，任何人不得随意涂改、变更。特殊情况需要更改时，必须经有关院领导批准，并在备考表内写明修改原因和时间。
四、对各类档案进行科学分类，排列、编号、装箱，箱柜排放有序。
五、档案管理人员应经常检查档案的管理情况，发现破损或变质等现象要及时查明原因，采取措施，进行补救。
一、凡持有身份证、工作证、学生证、毕业证书及组织介绍信等合法有效证件的组织、个人均可查询、利用学院属于开放范围的档案，并可摘抄和复制。
二、利用学院未开放的档案，须经院长办公室负责人同意，重要档案须经主管领导批准。
三、向学院档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对该部分的档案享有优先利用权。
四、港澳和台湾同胞要求利用学院档案，须经市主管部门的介绍。外国机关或个人要求利用学院档案，须经市主管部门同意。
五、查阅、利用档案一律在查阅室进行，并填写《档案查阅利用登记簿》，查阅人员有义务将利用效果反馈给档案室。
六、委托他人查询档案，须有当事人、委托人的双方有效证件和委托人的委托书。
七、在查阅、利用档案过程中，任何人不得拆卷、抽页、损坏、涂改，不得擅自复制、摘抄，将档案带出阅档室；不得出版、公布、泄露未开放的档案及有关内容。
八、一般情况下档案不得外借，如特殊情况需外借，须经院长办公室负责人批准，特殊档案须经主管院领导批准。档案借出时间一般不得超过两周，借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责。
九、利用者要求复制档案，由档案部门负责办理。盖有档案部门印章的复制件，具有与原件同等效力。
十、外单位、个人和本院非职务工作需要利用档案时，档案室将按有关规定收取一定费用。
一、严格贯彻执行党和国家的保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案材料安全与完整。
二、档案入库时，应认真清点案卷数量，做好登记工作。对涉密档案，必须依照《保密法》及其实施办法的有关规定确定密级，在库房内要求做到单独存放，专人管理。
三、查阅涉密档案，必须履行批准手续。未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室，不得随意阅览、复制和摘录档案内容。
四、档案工作中形成的废纸（含复印纸），必须集中统一销毁，不得随意扔掉。
五、经鉴定需要销毁档案材料时，按规定写出鉴定报告，并登记造册，经主管领导批准，由两人以上监销，并到指定地点销毁。
六、库房内严禁吸烟，严禁使用明火，严禁存放易燃易爆危险物品。
七、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及进报告。
八、对违反本规定泄露国家秘密或造成其它严重后果的，将根据有关法规严肃处理，直至追究法律责任。
一、成立学院档案鉴定小组，鉴定小组由部门分管领导任组长，成员由档案人员及相关部门人员组成。
二、鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，对本院档案进行甄别，鉴定工作结束后应出具鉴定报告，提出处理意见或建议。
三、对拟销毁的档案须造具清册，提出销毁报告，经分管领导和学院领导审核批准后，可以实施销毁。
四、执行销毁时，应指定专人负责，监督销毁，并有两人以上在销毁表签字证明。
五、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全销毁时不得离开现场。
六、档案销毁后，销毁清册、销毁报告及审批手续须列入学院档案室永久保存。
一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。
二、做好档案接收、整理、出入库等各个环节的原始数据登记，以及时、准确反映档案工作具体情况。
三、做好档案入库、移出、销毁和利用等基本数据的统计，形成科学的数据系列，准确反映本馆档案工作的发展。
四、定期对统计数据进行整理，及时填报《档案统计年报》，并按上级主管部门和学院要求作定向专项分析。
五、通过档案统计工作，总结和掌握档案的发展规律，提出改进措施和建议，不断提高档案的科学管理水平。
