第一条 为确保我校行政公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》等有关文件精神，结合我校实际，制定本办法。

第二条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第五条 校长办公室是学校行政公文处理工作的管理机构，主管行政公文处理工作，并负责指导各院（部）及各行政处室的公文处理工作。

第六条 学校各部门确定专人负责公文处理工作。

第七条 草拟公文应当正确选用公文种类。我校常用的公文种类主要有:

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级部门请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注秘密等级和保密期限。

（三）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度标注“特急”或“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印部门和送印日期。

第九条 公文的版式按照《襄阳职业技术学院行政公文格式及印制标准》执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。

第十三条 行文应当遵循以下规则：

（一）各部门除校长办公室外不得对外正式行文。

（二）上级行政机关对我校的行文，一般应由校长办公室统一处理；需转发的应经校领导批准，由校长办公室转发，业务性较强的，经校长办公室主任同意，也可由主管处(室)转发。

（三）由职能部门草拟的以学校名义上报下发的公文，必须经校长办公室核稿后报校领导审批、签发。各业务部门不得直接向学校的上级机关行文。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十四条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条 公文起草应当做到：

（一）学校综合性文件的起草由校长办公室负责，其它业务文件由各业务部门承办。

（二）拟稿应当做到情况属实，观点明确，内容简洁，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确。

第十六条 业务性文稿拟就后，应由业务部门负责人进行初核并签署意见后报校长办公室复核，送审稿必须完整，附件必须与主件一同送审。对于不符合要求的送审文稿，校长办公室不予办理；对于需作较大修改的送审文稿，退回起草部门重新修改后再送审核。电脑打印文稿，应同时报送电子稿。

第十七条 文稿经复核后由校长办公室主任签署意见呈有关校领导审定、签发。凡以学校名义向教育部、省、市政府等上级机关请示、报告的文件，原则上统一由校长签发。文稿一经签发，未经签发领导批准不得更改。

第十八条 文稿在校领导签发后由校长办公室编排发文字号并统一安排印制，其他部门不得自行处理。

第十九条 公文正式印制前，校长办公室应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十条 文件印刷完毕，经校长办公室再次核对无误后，加盖公章。

第二十一条 公文由校长办公室综合档案室在经登记后向校内外分发。公文发出后，如发现错误，应及时更正。

第二十二条 收文办理主要程序是：

（一）签收。来文由校长办公室保密员签收。

（二）登记。收文统一由校长办公室保密员拆封、登记。

（三）批办。收文送校长办公室主任提出批办意见送校领导或有关部门阅示、阅办。批办的主要原则:

1.重要文件，批呈书记、校长阅示；

2.业务文件，按职责分工，批呈分管校领导阅示(其中属重要工作、重要情况，要同时呈送校长阅知)；

3.具体事务性文件，批转有关业务部门阅办。

（四）分送。校长办公室保密员按批办意见分别送达校领导或有关部门；校领导阅示后的文件，保密员依批示将复印件交承办单位，各级领导和各部门不得随意横传公文。

（五）承办。对上级部门交办的公文，承办单位要按文件要求和校领导批示及时办理，办理完毕后，应当以书面或电话形式向校长办公室报告办理结果。对不属于本部门职权范围或者不适宜本部门办理的公文，应当迅速退回校长办公室，并说明情况。

（六）催办。对各类文件的办理情况，由校长办公室负责催促办理。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十三条公文归档

(一)公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

(二)学校收文、发文的立卷归档由校长办公室保密员负责。

(三)归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位主要工作情况，便于保管和利用。

(四)归档范围内的公文应当确定保管期限。

(五)拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第二十四条 公文管理

（一）公文由校长办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经批准可翻印。

（三）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

（四）公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（五）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管负责人批准，可以销毁，不得按废品出卖。其中销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

（六）部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

襄阳职业技术学院行政公文格式及印制标准

第一条 为规范我校行政公文格式，保证公文形式的严肃、整洁和统一，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）等有关规定，结合学校实际，制定本标准。

第二条 本标准适用于学校各行政处室。

第三条 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

第四条 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

第五条 公文一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

第六条 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

第七条 公文版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。

第八条 公文应当双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

第九条 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

1.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；

2.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

3.骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。

第十条 公文如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

第十一条 公文如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

第十二条 公文如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

第十三条 公文发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

第十四条 公文发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

第十五条签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

第十六条 公文应在发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

第十七条 标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

第十八条主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

第十九条 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

第二十条 公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

第二十一条 加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第二十二条 不加盖印章的公文，属单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。属联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

第二十三条 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

第二十四条 公文成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

第二十五条 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

第二十六条 公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

第二十七条 公文附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

第二十八条 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

第二十九条 公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

第三十条 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

第三十一条 公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。