为做好档案的收集、归档工作，请各单位对2014年工作中产生的并有保存价值的档案材料（含文书、声像、实物等）进行分类整理，并移交学校综合档案室。现将有关事项通知如下：
（一）各单位计划、总结,制定的条例、制度、章程等文件资料 ；
(二) 学校党群、行政部门在工作中形成的文件资料；
（四）党委会、校长办公会、校务会等会议记录、纪要；
（五）本单位在重要活动中形成的录音、录像、照片（含底片)等声像资料，包括毕业生照片、10万元以上仪器设备照片、各校区房屋建筑的照片（注明楼栋名称、楼栋号、面积、竣工时间、造价），以及学校领导班子成员照片；
（六）荣获的锦旗、奖牌、奖状、奖杯、荣誉证书,纪念物品等实物；
（七）学校领导、各单位收获的上级部门下发的有关文件；
（八）招生计划、请示、报告、录取新生名册、在校学生名册、毕业生名册、学生注册名册、高等学校学生学籍表（应届毕业生）、学生异动情况登记表等；
（九）教学管理、教学基本建设、教研活动、毕业生优秀论文(毕业设计)、学生成绩以及在示范院校创建过程中形成的文件资料等；
（十）学校与有关单位签订的合同、协议、条约、协定等文件材料；
（十一）购置5万元以上设备的招投标文件、合同、协议、说明书、合格证、验收单等材料；
（十二）基本建设工程的申报、图纸、招标、预算、施工协议、验收、工程审计报告等相关文件材料；
（十四）学校各单位向校党委、行政的请示、报告及相应的批复、批转的原件；
（十六）以党委和学校名义制发的文件（含底稿、正文一式三份），分别由党办、校办负责收集并移交到学校综合档案室；各单位的行文，由行文单位负责收集、整理后上交学校综合档案室；
（十七）内部财务收支、干部离任经济责任审计有关材料等；
（十八）学校党代会、教代会、学代会、团代会、学生思想政治工作等会议材料（通知、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）；
（十九）图书、学报、外事、后勤服务、保卫、计划生育等工作有关资料。
（一)资料必须真实、完整、准确,并保持文件之间的连续性；
（二）文字材料不能用铅笔、红笔、圆珠笔、蓝色水性笔书写；
（三）凡属应归档的文件材料，属纸质载体形式的，必须附拟文处理笺、单位主要负责人签字并加盖本单位公章，连同电子稿一起移交到学校综合档案室；（电子邮箱：bgs3565731@126.com）
（四）照片资料要注明时间、地点、人物、事件、内容、摄像人等；
（五）时间要求:请各单位在2015年1月22日前将资料移交学校综合档案室,且填写归档文件目录一式二份并与档案室办理移接手续；
（六）档案是重要的办学资源,希望各单位高度重视,各兼职档案员要认真负责,按时完成整理和移交任务。档案资料整理和移交情况将作为工作绩效考核的重要依据。
2014年12月26日
